Lo que los gerentes de negocios necesitan saber sobre los informes internos de utilidades

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Por John A. Tracy

Los estados financieros externos, incluida la cuenta de resultados, se ajustan a normas y convenciones bien establecidas. Por el contrario, el formato y el contenido de los informes de contabilidad interna para los gerentes es un campo muy abierto.

Si pudiera echar un vistazo a los informes financieros internos de varias empresas, se sorprendería de la diversidad entre las empresas. Todas las empresas incluyen los ingresos y gastos de ventas en sus informes internos de pérdidas y ganancias. Más allá de este comentario general, es muy difícil generalizar sobre el formato específico y el nivel de detalle incluido en los informes de pérdidas y ganancias, especialmente en lo que respecta a la forma en que se informan los gastos operativos.

Diseño de informes de beneficios internos (P&L)

Los informes sobre el rendimiento de las ganancias preparados para los gerentes de una empresa suelen denominarse informes de pérdidas y ganancias (P&L). Estos informes deben prepararse con la frecuencia que los gerentes los necesiten, generalmente mensualmente o trimestralmente, e incluso semanalmente o diariamente en algunas empresas. Se prepara un informe de pérdidas y ganancias para el responsable de cada centro de beneficio; estos informes de pérdidas y ganancias confidenciales no circulan fuera de la empresa. El P&L contiene información sensible que los competidores estarían encantados de obtener.

Los contables no suelen preparar informes de resultados breves a nivel de resumen. Los contables tienden a equivocarse al proporcionar demasiados datos e información detallados. Su mantra es dar a los gerentes más información, incluso si la información no es solicitada. Los gerentes son personas muy ocupadas y no tienen tiempo libre que perder, ya sea leyendo correos electrónicos largos e incoherentes o descifrando informes de ganancias de varias páginas con demasiado detalle.

Los informes de resultados pueden ser compactos para una lectura rápida. Si los gerentes quieren más detalles, pueden solicitarlos cuando el tiempo lo permita. Idealmente, el contador debe preparar una página principal de ganancias que quepa en la pantalla de una computadora, aunque esto puede ser un poco demasiado pequeño en la práctica. En cualquier caso, sea breve.

Las empresas que venden productos deducen el coste de los gastos de venta de los ingresos por ventas y, a continuación, notifican el margen bruto (también llamado ganancia bruta) tanto en sus cuentas de explotación declaradas externamente como en sus informes de pérdidas y ganancias internos a los directivos. Sin embargo, los informes de pérdidas y ganancias internos tienen mucho más detalle sobre las fuentes de ventas y los componentes del precio de coste. Las empresas que venden productos fabricados por otras empresas suelen pertenecer a uno de dos tipos: minoristas que venden productos a consumidores finales y mayoristas (distribuidores) que venden a minoristas. La siguiente discusión se aplica a ambos.

Existe la necesidad de modelos de ganancia cortos o rápidos y sucios que los gerentes puedan utilizar para el análisis de la toma de decisiones y para trazar la estrategia de ganancias. “Corto” significa en una página o incluso más pequeño que una página completa – como en una pantalla de computadora con la que el gerente puede interactuar para probar los factores críticos que impulsan la ganancia. Por ejemplo, si el precio de venta se redujera un 5 por ciento para ganar un 10 por ciento más de volumen de ventas, ¿qué pasaría con las ganancias? Los responsables de los centros de beneficio necesitan una herramienta para responder rápidamente a estas preguntas.

Información sobre los gastos de explotación

Por debajo de la línea de margen bruto en una cuenta de pérdidas y ganancias interna, las prácticas de información varían de una empresa a otra. No hay un patrón estándar. Una pregunta es muy importante: ¿Cómo deben presentarse los gastos de consumo de un centro de beneficio en su informe PyG? No hay una respuesta autorizada a esta pregunta. Una opción básica para reportar gastos operativos es entre la base del objeto de gasto y la base del comportamiento de costos.

Presentación de informes sobre los gastos de explotación por objeto de los gastos

Con mucho, la manera más común de presentar los gastos de consumo en el informe PyG de un centro de beneficio es listarlos según la base del objeto de gastos. Esto significa que los gastos se clasifican de acuerdo a lo que se compra (el objeto del gasto) – tales como sueldos y salarios, comisiones pagadas a los vendedores, alquiler, depreciación, costos de envío, impuestos sobre bienes raíces, publicidad, seguros, servicios públicos, suministros de oficina, costos de teléfono, etc.

Para ello, los gastos de explotación de la empresa deben registrarse de manera que estos costes puedan rastrearse hasta cada uno de sus distintos centros de beneficio. Por ejemplo, los salarios de los empleados de las personas que trabajan en un determinado centro de beneficio se registran como pertenecientes a ese centro de beneficio.

La base de objeto de gastos para la gestión de informes de costes operativos a los responsables de los centros de beneficio es práctica. Y esta información es útil para el control de gestión porque, en términos generales, el control de costes se centra en los artículos concretos que compra la empresa. Por ejemplo, un responsable del centro de beneficio analiza los salarios y los gastos salariales para decidir si se necesita personal adicional o menos en relación con los niveles de ventas actuales y previstos. Un gerente puede examinar los gastos del seguro contra incendios en relación con los tipos de bienes que están siendo asegurados y sus riesgos de pérdidas por incendio.

A efectos de control de costes, la base de objeto de gastos funciona bien. Pero hay una desventaja. Este método para notificar costes operativos a los responsables de centros de beneficio oculta el factor más importante para obtener beneficios: el margen. Sí, los informes de pérdidas y ganancias internos incluyen el margen bruto, que son los ingresos por ventas menos el precio de coste. Pero el margen bruto no es la cantidad final de margen operativo que los gerentes necesitan saber. Esto lleva a la importante distinción entre los dos tipos de gastos de funcionamiento.

Separar aún más los gastos de explotación en función de su comportamiento

El primer y generalmente mayor gasto variable al realizar ventas es el costo de los bienes vendidos (para las compañías que venden productos). Además del costo de ventas, un gasto variable obvio, los negocios tienen otros gastos que dependen del volumen de ventas (cantidades vendidas) o del monto en dólares de las ventas (ingresos por ventas). Y prácticamente todas las empresas tienen gastos fijos que no son sensibles a la actividad de ventas, al menos no a corto plazo.

Por lo tanto, tiene sentido tomar los gastos operativos clasificados de acuerdo al objeto de gasto y clasificar cada gasto en variable o fijo. Habría una etiqueta variable o fija en cada gasto.

La principal ventaja de separar los gastos operativos entre variables y fijos es que el margen puede ser reportado. El margen es el importe residual después de que todos los gastos variables de realización de ventas se deducen de los ingresos por ventas. En otras palabras, el margen es igual a beneficio después de deducir todos los costes variables de los ingresos por ventas, pero antes de deducir los costes fijos de los ingresos por ventas. El margen se compara con los costes fijos totales del período. Esta comparación directa del margen frente a los costes fijos es fundamental.

Aunque es difícil saberlo con seguridad – debido a que las prácticas internas de reporte de utilidades de los negocios no están publicadas o generalmente disponibles – la gran mayoría de las compañías no intentan clasificar los gastos operativos como variables o fijos. Sin embargo, para tomar decisiones sobre las utilidades, los gerentes necesitan conocer la naturaleza variable frente a la fija de sus gastos operativos.

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