Hoja de datos de gestión financiera de la pequeña empresa para los maniquíes

Desde el kit de gestión financiera de la pequeña empresa para los maniquíes

Por Tage C. Tracy, John A. Tracy

Administrar las finanzas de una pequeña empresa es una tarea de varios niveles. Usted necesita familiarizarse con los documentos financieros estándar, prestar atención a las ganancias y aprovechar al máximo los activos del negocio. Y siempre tienes que pensar y planear con anticipación. Tienes trabajo que hacer, ¡hazlo!

Documentos financieros importantes para su pequeña empresa

Administrar las finanzas de su pequeña empresa puede ser un desafío. Para sobrevivir y prosperar, usted debe obtener ganancias consistentemente, generar flujo de efectivo a partir de las ganancias y controlar su situación financiera. Se necesita una cuenta de resultados separada para resaltar cada aspecto:

  • La Declaración de Ganancias y Pérdidas (también llamada Declaración de Ingresos o de Ganancias) resume los ingresos y gastos e informa de sus ganancias o pérdidas resultantes – eso es lo que la P y la L representan.
  • El Estado de Flujos de Efectivo comienza reportando el aumento o disminución neta en efectivo de sus ingresos y gastos durante el período (que es un monto diferente al de sus ganancias o pérdidas del período); este estado también resume otras fuentes de efectivo que usted utilizó durante el período, y lo que hizo con su efectivo disponible.
  • El Balance General (también llamado Estado de Condición Financiera) resume sus activos y pasivos al cierre del negocio en el último día del período de ganancias e informa las fuentes del capital de sus propietarios (activos menos pasivos).

No entender los estados financieros de su propio negocio lo pone en una seria desventaja a la hora de tomar buenas decisiones comerciales y de tratar con sus prestamistas y propietarios.

Por supuesto, la información en sus estados financieros no es mejor que su sistema de contabilidad. Su contador puede ser un valioso compañero en la gestión de sus asuntos financieros.

No confunda su balance general con el valor de mercado de su negocio. Cierto, su balance general reporta sus activos y pasivos, y la diferencia es igual al valor en libros del capital de sus propietarios. Tenga en cuenta, sin embargo, que los costos históricos son los valores de muchos activos y que el balance general no reporta el rendimiento de sus ganancias en los últimos años. Sin embargo, el valor de mercado de un negocio depende en gran medida de los valores de reposición actuales de sus activos y del rendimiento de sus ganancias recientes.

Preste atención a los beneficios de su pequeña empresa

Su pequeña empresa está diseñada para obtener un beneficio, incluso si aún no lo está haciendo. La gestión de los aspectos financieros de los beneficios requiere habilidades especiales y poderes de reconocimiento. La siguiente lista ofrece consejos sobre a qué prestar atención:

  • La contabilidad de flujo de caja no le indica el beneficio del período y la contabilidad de ganancias basada en el devengo no le indica el flujo de caja del período. Las ventas a crédito se registran como ingresos antes de recibir efectivo. Algunos gastos se registran antes de pagar en efectivo y otros después de gastarlo. El gasto por depreciación no es un desembolso de efectivo en el período. Nunca confunda la ganancia y el flujo de caja. Usted necesita ver su informe de Ganancias y Pérdidas para su ganancia, y necesita ver su Estado de Flujos de Efectivo para su flujo de efectivo.
  • Vuelva a leer el consejo anterior! En el fondo de tu psique probablemente creas que la ganancia es igual al flujo de caja. Puede que quieras creerlo, pero no es así. Asegúrese de tener un control firme sobre lo que es el flujo de caja y lo que no lo es.
  • Utilice un modelo de beneficios compacto para el análisis de la toma de decisiones. El informe PyG es indispensable para controlar el rendimiento del beneficio, pero este informe es demasiado voluminoso para el análisis de toma de decisiones. Un modelo de beneficio compacto es mejor. El estado de pérdidas y ganancias es como una cámara réflex digital de gama alta; un modelo de ganancias es como una cámara digital de bolsillo que usted lleva consigo y que es lo suficientemente buena para la mayoría de los usos.
  • Cambios aparentemente pequeños en los factores de ganancia pueden causar diferencias asombrosas. Un pequeño desvío en la relación entre el margen y los ingresos por ventas puede tener un impacto devastador en los beneficios. Un ligero aumento en el precio de venta o un aumento relativamente modesto en el volumen de ventas puede producir una notable ganancia en los beneficios. Los pequeños cambios significan mucho.

Cómo aprovechar al máximo los activos de su pequeña empresa

Los activos de su pequeña empresa impulsan su panorama financiero en gran medida, por lo que necesita saber cómo administrar esos activos para maximizar su uso para usted. Utilice los consejos de la siguiente lista para ayudar a poner sus activos a trabajar para su negocio:

  • Determine el tamaño de los activos que necesita para soportar el nivel de sus ingresos anuales por ventas. La cantidad de sus activos totales determina la cantidad de capital que tiene que reunir, y el capital tiene un costo. Cuantos más activos tenga, más capital necesitará. Reduzca sus activos siempre y cuando no perjudique las ventas.
  • No se apresure a asegurar la deuda y el capital social sin hacer la diligencia debida. Muchas pequeñas empresas están desesperadas por obtener capital. Examine cuidadosamente el verdadero costo total del capital y analice el potencial de interferencia de las fuentes de capital en la administración de su negocio.
  • Las empresas que obtienen beneficios generan ingresos imponibles. Las corporaciones, sociedades y LLCs (sociedades de responsabilidad limitada) de pequeñas empresas (“S”) no tienen que pagar impuestos sobre la renta. Son entidades de transferencia de impuestos; por lo tanto, sus propietarios incluyen sus respectivas partes de los ingresos imponibles de la empresa en sus declaraciones de impuestos individuales. El beneficio de un negocio de transferencia sólo se grava una vez – en las manos de sus propietarios. Los dividendos en efectivo pagados a los accionistas por las sociedades anónimas regulares (“C”) con cargo a sus utilidades después de impuestos se incluyen en las declaraciones de impuestos individuales de sus accionistas y, por lo tanto, están sujetos a un segundo impuesto en manos de los accionistas.

Para mantener sus activos trabajando para su negocio, confíe, pero proteja. el negocio se hace sobre la base de la confianza mutua, pero no todo el mundo es digno de confianza, incluso un empleado de muchos años y un pariente cercano. Aplique controles eficaces para minimizar las amenazas de robo y fraude contra su empresa. Una onza de prevención vale una libra de cura.

Cómo planificar con antelación para su pequeña empresa

Como propietario o gerente de una pequeña empresa, por supuesto que está muy ocupado, pero vale la pena dar un paso atrás y planificar su futuro financiero. Tómese el tiempo para pronosticar, planificar y presupuestar. Haga que su Contralor (jefe de contabilidad) prepare los siguientes estados financieros pro forma (de acuerdo con el plan):

  • Estado de pérdidas y ganancias presupuestado para el próximo año. Incluso si esta cuenta de resultados presupuestada se abrevia y se condensa, desempeña un papel muy valioso. Proporcione a su Controlador sus mejores estimaciones y pronósticos de precios de venta, costos y volumen de ventas durante el próximo año. A partir de esta información, su contador puede preparar una cuenta de pérdidas y ganancias que le servirá como referencia de rendimiento a lo largo del año. No tenga miedo de modificar la cuenta de pérdidas y ganancias presupuestada a mitad de camino. A veces, eventos totalmente impredecibles hacen que su presupuesto de pérdidas y ganancias original esté desfasado.
  • Balance general presupuestado al final del próximo año. Usted no necesita necesariamente una lista detallada de todos los activos y pasivos de un año de vacaciones. Pero usted definitivamente debe mirar hacia adelante a su situación financiera general un año después. Es mejor detectar los problemas antes que después. Mirar hacia donde se dirige su condición financiera puede ayudarlo a evitar problemas mayores.
  • Estado de flujos de efectivo presupuestado. La preparación de este estado financiero presupuestado es una excelente manera de controlar el flujo de caja de los beneficios (actividades operativas) y la forma en que planea utilizar este flujo de caja. Si está planificando gastos de capital importantes (nuevas inversiones para reemplazar, modernizar y expandir sus afirmaciones operativas a largo plazo), es esencial contar con un estado de flujos de efectivo presupuestado para tomar decisiones estratégicas con respecto a la forma en que asegurará el efectivo para estos gastos.

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